GDPR – Medarbejdere

Denne vejledning hjælper dig med at beskytte personoplysninger, både når du arbejder på skolen og uden for skolens område. Den tager udgangspunkt i databeskyttelsesforordningen og gælder for alle ansatte på Vestfyns Gymnasium.

It-sikkerhed for medarbejdere på Vestfyns Gymnasium

IT-Center Fyn står for driften af skolens netværk og sikrer systemerne med firewall, antivirus og adgangskontrol. Alle brugere logger ind via en central database, og vi foretager daglig backup af netværksdrev og centrale systemer.

Du skal være opmærksom på følgende:

Fortæl aldrig dit password til andre. Hvis du mener, at nogen kender dit password, skal du ændre det til et nyt. Brug et komplekst password, som du ikke bruger privat til fx Facebook eller AppleID. Hvis du har overgivet dit password til din lokale It-supporter, bør du efterfølgende ændre dit password.
Sørg for at andre, f.eks. elever, ikke kigger, når du taster dit password ind. Vend dig væk, når andre taster deres password ind.
Sørg for at opdatere din pc og dens programmer, når du bliver bedt om det.
Pas på med at bruge fremmede USB-nøgler. De kan indeholde virus, malware og lignende. Bed hellere om at få tilsendt filer på e-mail. Brug ikke USB-nøgler som sikkerhedsbackup.
Husk at låse din skærm, når du går fra din pc også selv om det kun er for en kort periode. På en Windows pc trykker du ’Windows knap + L’. For MacBooks kan der benyttes ”Aktive hjørner” der indstilles til ”Lås Skærm”
Vær meget opmærksom, når din pc er tilsluttet de elektroniske tavler. Åbn aldrig din postkasse, lærerkonferencer eller andet, der kan indeholde følsomme oplysninger, mens tavlen er tilsluttet, og vær påpasselig ved indtastning af koder.
Lad være med at åbne og svare på e-mails med ukendt eller mistænkeligt indhold og afsender. Slet i stedet e-mailen eller kontakt IT-supporten. Lær dit spamfilter at kende.
Sørg altid for at lave backup af værdifulde data på din pc eller tablet. Data på defekt udstyr kan være umulige at gendanne. Hvis du gemmer i skyen, f.eks. på Onedrive, har du automatisk backup, men det er altid en god idé at have en ekstern harddisk, hvor du med mellemrum foretager backup.
Behandl virksomhedens data forsvarligt, og forhold dig kritisk til de netsteder, du besøger.
Lad være med at installere ukendte programmer på din pc.
Lån ikke din pc ud til andre, da login-informationer kan være lagret på pc’en. Lånerne kan dermed få mulighed for at tilgå personlige data, systemer og andre data, de ikke har ret til.
En telefon, du bruger i forbindelse med arbejdet, skal sikres med en adgangskode, pinkode eller lign.
Hvis din arbejdscomputer bliver stjålet, skal du omgående orientere skolen.

It-sikkerhed uden for skolens område

Mange opgaver foregår i dag uden for skolens fysiske rammer. Det gælder også arbejde hjemmefra, under rejser eller til møder på andre adresser. Følg derfor disse retningslinjer:

Undgå at bruge private e-mailkonti til arbejdsrelateret kommunikation. Brug altid Outlook eller Skolekom. Brug kryptering, hvis du sender følsomme oplysninger. Spørg din it-supporter, hvis du er i tvivl.
Vær varsom med at tage fysiske dokumenter med hjem. Hvis du behandler følsomme personoplysninger (fx som studievejleder eller administrativ medarbejder), skal du sikre, at uvedkommende ikke får adgang. Tag materialet med retur eller makulér det, når det ikke længere er relevant. Du kan aflevere papir til makulering i administrationen.
Tænk over, hvad du siger – også derhjemme. Du må ikke omtale identificerbare personer over for nogen, der ikke har adgang til oplysningerne – heller ikke din ægtefælle.
Lås altid din computer eller sluk skærmen, når du ikke bruger den. Det gælder både hjemme og i offentlige rum.
Vær ekstra opmærksom, når du arbejder på café, i tog eller lignende steder. Undgå at tale højt, beskyt skærmen, og sæt dig så diskret som muligt.
Lad ikke din arbejdscomputer eller mobil cirkulere i familien. Del ikke adgangskoder – hverken med børn, partnere eller venner.