Til elever og forældre:

Underretning om indsamling af personoplysninger

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 14 skal Vestfyns Gymnasium give dig en række oplysninger, når vi modtager oplysninger om dig fra andre.
De oplysninger vi skal give dig er følgende:

• Kontaktoplysninger på den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
• Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren
• Formålene og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger
• Kategorier af personoplysninger
• Modtagere eller kategorier af modtagere
• Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
• Hvor dine personoplysninger stammer fra
• Opbevaring af dine personoplysninger
• Retten til at trække samtykke tilbage
• Dine rettigheder
• Klage til Datatilsynet

I det vedlagte bilag finder du en uddybning i forhold til de oplysninger, Vestfyns Gymnasium skal give dig.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os.

Med venlig hilsen
Vestfyns Gymnasium

Bilag:

Oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger mv.

1. Vestfyns Gymnasium er den dataansvarlige – hvordan
kontakter du os?

Vestfyns Gymnasium er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.
Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Vestfyns Gymnasium, Langbygårdsvej 4, 5620 Glamsbjerg

CVR-nr.: 29 54 27 24
Telefon: 63 72 74 00
Mail: adm@vestfyns-gym.dk

2. Kontaktoplysning til databeskyttelsesrådgiver

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, Anne Schultz på følgende måder:

På e-mail: ansc@itcfyn.dk
På telefon: 51 38 32 53

3. Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vestfyns Gymnasium behandler dine oplysninger for at kunne opfylde vores forpligtigelser som skole, der følger af lov om de gymnasiale uddannelser. Eksempelvis personoplysningerne om dig med det formål at dokumentere, at du opfylder betingelserne for at blive indstillet til eksamen samt at du opfylder betingelserne for at blive student. Nogle af disse oplysninger er vi forpligtede til at videresende til Undervisningsministeriet, SU-styrelsen, Kommune, region og dine forældre (hvis du er under 18 år).

Vestfyns Gymnasium kan også få brug for oplysninger som er følsomme personoplysninger om dig. Dette sker kun hvis oplysningerne har relevans for din skolegang. Det kan være tilfældet, hvis oplysningerne handler om din trivsel eller dit helbred, fx lægelige oplysninger som led i fravær.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

• Lov om de gymnasiale uddannelser
• Bekendtgørelsen om optagelse på ungdomsuddannelser
• Lov om taxametertilskud
• Bekendtgørelse om særlige tilskud til specialpædagogisk bistand ved ungdomsuddannelser m.v.
• Bekendtgørelse af lov om statens uddannelsesstøtte (SU-loven)

Legitime interesser, der forfølges med behandlingen

Som nævnt ovenfor sker vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af interesse af vejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, st. 1, litra f. De legitime interesser, der begrunder behandlingen, er at eleverne gennemfører en ungdomsuddannelse.

4. Kategorier af personoplysninger

Vestfyns Gymnasium behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

Som elev på Vestfyns Gymnasium registrerer og behandler vi data om dig. Det er oplysninger, som du har oplyst i dit ansøgningsskema samt oplysninger fra tidligere skolegang. Vi registrerer oplysninger om dit fravær, dit studieforløb samt resultater af karakterer.

5. Modtagere eller kategorier af modtagere

Vestfyns Gymnasium videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Offentlige myndigheder (Undervisningsministeriet, SU-styrelsen, Kommunen, Regionen).

• Lectio/MaCom
• It-Center Fyn
• IMS
• Undervisningsportaler
• DocuNote
• Facebook
• Microsoft
• Dine forældre hvis du er under 18 år
• Andre skoler

6. Hvor dine personoplysninger stammer fra

Oplysninger om dig stammer fra:

• Din ansøgning som vi modtager fra optagelse.dk.
• Ved overflytning fra anden skole, modtager vi oplysninger om dig fra afsenderskolen.

7. Opbevaring af dine personoplysninger

Særligt vedr. studieadministrativt system Lectio:

Hvert år slettes pr. 31.7 elevers ’Egne fraværsårsager – indtastet af eleverne (fra tidligere skoleår)

Personlige beskeder (beskeder hvor modtagerne kun er enkeltpersoner, d.v.s. ikke beskeder skrevet til grupper, f.eks. ’Alle Lærere, eller ’Alle 1.g-elever’) slettes 15 mdr. efter, der sidst har været aktivitet på beskeden.

Beskeder til hold/grupper, skrevet af elever eller lærere, slettes 5 år efter holdets slutdato.

Noter under fraværsregistrering, slettes hvert år på 31.7

Ved udmeldelse slettes fra elevernes stamoplysninger: (For de elever der dimitterer foretages sletningen af oplysningerne det år, de får udstedt et bevis, d. 1.11. Herved sikres at elever der skal igennem sygeterminen i afsluttende år kan behandles sammen med alle fra den ordinære termin)

a. Fra ’Elevstamoplysninger’ slettes intet. – endnu.
b. Fra Uddannelsesinformation – her slettes elevens brugernavn. Brugernavnet slettes for at beskytte mod adgang udefra fra personer, der ikke længere går på skolen.
c. Fra Administration slettes intet.
d. Fra ’Elevsager’ slettes alt.
e. Fra ’Ansøger’ slettes Linket til ansøgningen og Studieplanen
f. Fra ’Værge’ slettes intet. – endnu.

Hvis en elev tildeles orlov, skal praksis være, at eleven puttes på et ikke-tilskudsudløsende, aktivt forløb og placeres i en orlovsklasse. Herved sikres det, at der ikke slettes oplysninger på eleven.

Elevens egne personlige dokumenter, som ikke er delt med andre, slettes når eleven ikke har været tilknyttet et aktivt forløb i 15 mdr. Dette betyder, at dokumenterne slettes så sent, at elever der er på orlov/går om kan være sikre på at deres dokumenter bevares.

Dokumenter som er lavet af en elev og som er delt på hold/grupper slettes 5 år efter holdets slutdato.

Dokumenter som er delt på et hold slettes 5 år efter holdets slutdato. Dette betyder, at hvis lærere ønsker at bevare dokumenter, så skal læreren bare gemme dem som ’egne dokumenter’. Herefter lever de uendeligt.

Pr 1.11 slettes hvert år alle oplysninger i Ansøgermodulet. Dette sker ud fra en formodning om, at er ansøgere ikke blevet elever, så må de søge på ny – obs (vi ved at elever der er på orlov umiddelbart efter optagelsen kan udgøre et problem – men de må optages som elever i Lectio og puttes i et ’orlov-forløb’) Disse elever kaldes også ofte ’overliggere’ på skolerne.)

Loggen på elever slettes aldrig, da vi har en dokumentationsforpligtelse over for SU, revision, tilskudskontor o.s.v. Loggen kan kun vises til personale med ’stamdata-admin-rettigheder’, og hvis eleven er inaktiv (d.v.s er udmeldt og ikke længere er elev på skolen) kan den kun ses af Lectio-administrator på skolen. Årsagen hertil er, at der i forbindelse med eventuelle sager om snyd med tilskud kan være behov for at se, hvem der i skolens administration har sat pågældende elev på et tilskudsudløsende forløb.

Vi sletter ikke elevers afleverede opgaver. På 5 år gamle hold slettes alt vedrørende opgaver, undtagen seneste version af elevens afleverede opgaver. Hjemlen er her, at vi skal kunne undersøge om eleverne overholder skolens bestemmelser i studie-og ordensreglerne omkring aflevering af selvstændigt skriftligt arbejde.

Oplysninger til brug for kopi af eksamensbevis har været gemt i mindst 30 år – men vi er pt. i gang med overgang til at det bliver Rigsarkivet der kommer til at forestå dette.

Oplysninger til brug for merit gemmes i 10 år.
Oplysninger til brug for rigsrevisionen gemmes i 5 år.

8. Retten til at trække samtykke tilbage

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

9. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til Vestfyns Gymnasiums behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.